jueves, 28 de febrero de 2008

Anteproyecto de Tesis

DIAGNOSTICO PROCEDIMENTAL PARA OPTIMIZAR LA FUNCIÓN DE COMPRAS DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA CULTURA


Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron cuando el hombre dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena, la misma siempre ha sido muy básica para el progreso y la riqueza del hombre, ya sea personal o como parte de sus funciones ya organizadas por grupo. La compra es una de las ramas del mercadeo y se puede definir claramente como la adquisición de bienes y servicios con la calidad adecuada, en el momento justo y preciso, al precio adecuado y del proveedor más apropiado, manejado por un departamento capacitado en el área de compras. La importancia de tener un proceso óptimo y eficaz en las compras cada vez es más importante para la administración pública, las empresas u organizaciones, esto debido que en la actualidad le permite un control de la administración de las finanzas en la fracción de adquisición de bienes y servicios, analiza los procesos eficaz que le permite realizar una compra exitosa, mantiene el equilibrio laboral al asegurar la recepción de los materiales necesarios y la entrega a tiempo de los mismos para realizar equilibradamente las actividades diarias en la jornada laboral, las compras velan por mantener a la organización actualizada en la adquisición de tecnología de punta, de nuevos materiales que puedan usarse con ventaja para sustituir a los que emplean en ese momento.


Dentro de este orden de ideas, Mercado (2006), expresa lo siguiente referente a las compras:

Actualmente el empresario no puede conformarse con hacer lo mejor que pueda en relación a las compras. El bienestar de las compañías depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital. Los problemas de las compras son de lo que están mas íntimamente ligados con la administración de existencias. (p. 15).

Aún en muchas empresas privadas las compras la genera el mismo propietario sin tener presente lo importante que es mantener una responsabilidad activa y permanente del conocimiento real de la adquisición de compras y servicios. Hay que tener claro que el departamento de compra debe cumplir con las funciones de ayudar a producir mas utilidades a la empresa, establecer los compromisos, relaciones e intercambios de información del departamento de compras para los requirientes y de estos para el departamento de compras, es decir, manteniendo una constante comunicación entre compras, requiriente y proveedor. Es responsabilidad exclusiva del departamento de compras, proporcionar al requiriente o al solicitante los materiales que necesite en las mejores condiciones, con la calidad apropiada a sus necesidades, a un buen precio y manteniendo el factor tiempo en el plazo de las entregas existentes en el mercado.

El responsable de las compras tanto de bienes como de servicios debe trabajar en coordinación con los otros departamentos de la empresa, ya que la actividad esta relacionada con todos. El gerente o jefe de compras eficiente debe evitar fricciones en su trato con los demás responsables de los departamentos de la organización, todo esto para que se pueda dar una coordinada y eficiente información entre las partes, en este sentido el proceso de las compras del Ministerio del Poder Popular para la Cultura esta constituido desde su fundación en el año 2005 por un jefe de compras que se encarga de la adquisición de bienes y materiales y una dirección de Bienes y servicios para lo referente a solicitudes de servicios, los cuales se han observado un atrasó en el proceso de las funciones de compras y en el proceso de pago a los proveedores. Las exigencias de cada departamento del Ministerio del Poder Popular para la Cultura cada día son más elevadas, viven para mantener el equilibrio cultural en el estado venezolano, por lo tanto su proceso empieza en buscar los bienes y servicio que cubran las necesidades que se requieran, una vez fijado su proyecto, empieza la búsqueda de la asistencia del proceso administrativo, tanto para obtener un servicio, material o bien. El requirente (la unidad que tiene la necesidad) realiza una solicitud, donde coloca lo que realmente necesita, características del servicio, material o bien, motivo de su solicitud, disponibilidad presupuestaria donde se va imputar dicha solicitud, es decir, proyecto, acción y partida para cubrir los gastos, lo entrega con las firmas autorizadas (director y jefe del departamento), lo envían a la correspondencia de la dirección de Administración y servicios para que sea asignado para compras o para la Dirección de Bienes y Servicios, dependiendo si es una solicitud de materiales o una solicitud de servicios, se le entrega al responsable para que ejecute la orden (Servicio o de Compra), el mismo procede a la búsqueda de presupuestos o cotizaciones que cumplan con todas las exigencias del requirente al obtener como mínimo tres (3) cotizaciones, realiza un análisis de los mismo, donde se toma en cuenta, la calidad del servicio, el factor tiempo de las posible entrega de lo requerido y al mejor costo del mercado, el responsable de la ejecución de la orden notifica verbalmente al requirente cual es el proveedor seleccionado, costos de lo requerido y fecha de entrega, se realiza por el sistema llamado SIGESP la orden, ya sea, de compras o de servicios para ejecutar el pago al proveedor, se le entrega ya firmado por el ejecutor de la orden a la correspondencia de Administración y Servicios, el mismo se la entrega al director de Finanzas, directora de Administración y Servicios y director de Bienes y Servicios para su respectiva aprobación, luego pasa a ordenación de pago, en esta división que se rige bajo la supervisión de la dirección de Finanzas, realiza tres procesos para comprometer y causar los pagos, luego pasa al tesorero, el cual se encarga de cargar y retener los impuestos del gasto y revisar que la operación antes realizada este bien realizada, al mismo tiempo da la autorización para realizar el cheque a favor del proveedor y es cuando pasa nuevamente a la firma del Director de Finanzas y de Administración y Servicios, para ser entregado nuevamente al responsable que elabora los cheques y responsable de la caja de la dirección, pero a su vez al culminar este proceso no le notifican al requirente o al proveedor que ya pueden venir por su pago, solo se conoce esta información por todo el seguimiento que realiza los interesados en la solicitud inicialmente enviada, el proveedor al presentar la factura y documentación necesaria se le entrega el cheque por el cumplimiento de trabajo hacia el Ministerio del Poder Popular para la Cultura.

A lo largo de este proceso se observa que en cada canal que se detiene lo requerido transcurre un lapso de tiempo muy largo, por lo tanto existe algún elemento en el proceso que no permite una vial comunicación entre los departamentos de la Institución y el departamento de compras (Bienes y Servicios) que arroja un mal desarrollo en el proceso administrativo, por lo cual es importante optimizar el proceso de las funciones de compras del Ministerio del Poder Popular para la Cultura para generar resultados positivos dentro y fuera de la institución.

Las compras representan un factor clave en el exito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras óptimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de manuales de procedimientos podrán hacer más eficiente el proceso de compras del Ministerio del Poder Popular para la cultura se ve motivado, básicamente por:

Nos despierta el deseo de participar activamente en la consecución de las metas y objetivos del ministerio que permitan hacer de esta institución la mejor y más eficiente en su campo de acción. En esta organización como en todo sistema existe interdependencia entre cada uno de los elementos que la componen; los elementos que conforman son quizás muy específicos, la los departamentos de administración y servicios existen para garantizar el funcionamiento de este sistema, pero ¿ qué sucede si al menos uno de estos elementos deja de ser eficiente?, ¿ Que sucede con el resto de ellos? Será que hace que el proceso de formación de un profesional sea mucho más costoso. Es nuestro interés abordar el proceso de compras y evaluar la posibilidad de optimizarlo, considerando nuestro alcance y oportunidad para ello, este nuestro principal aporte para con nuestra institución.


Marco teórico referencial.

Se debe comenzar por definir claramente la razón de ser del departamento, para que su personal se familiarice con la misión que tiene dentro del departamento y que papel cumplen dentro de la organización, para comenzar a crear lo que se llama cultura organizacional esto la sustenta con la creación o definición de la misión y visión del departamento de compras y suministros del Ministerio del Poder Popular para la Cultura.


Visión

Hacer del Departamento de Compras y Suministros, para el año 2008, un Departamento reconocido por su eficacia administrativa, confiabilidad en sus procesos y por la excelencia de su personal.


Misión

-Es misión del departamento de compras y suministros:

-Ejecutar la gestión de compra, para aquellas requisiciones debidamente autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizando la satisfacción de las necesidades de las dependencias (nuestros clientes) y el mejor uso del recurso, actuando bajo criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en todos nuestros procesos de trabajo.

-Actualizar nuestros procedimientos, incrementar nuestra productividad y disminuir nuestros costos operativos para contribuir al buen desempeño de nuestra institución.

-Tener un comportamiento ético hacia nuestros compañeros de trabajo, nuestros clientes, nuestros proveedores.

-Desarrollar y mantener un personal motivado y altamente calificado.

  • Analizar el reglamento de compras actual y proponer modificaciones que permitan mejorar la eficacia del Departamento.

  • Definir el Sistema de Control de Existencias en el Depósito Central, incluyendo indicadores de consumo que permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes ítems y controlar las cantidades asignadas a las diferentes dependencias.

  • Activar el Sistema de Control de Compras para disminuir el tiempo de procesamiento de las requisiciones y llevar un mejor control del proceso de compra.

  • Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra institución.

  • Actualizar el registro de proveedores y hacer una evaluación de los mismos. Actualizar el listado de proveedores.

  • Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita cierto grado de estandarización en las compras.

En estas metas se observa claramente nuestra inquietud, que tiene como norte el mejorar el proceso de Compras y suministros del Ministerio que nos llama profundamente la atención.


Figueroa Rangel Juan José, Gustavo Bonifaz ADMINISTRACIÓN EN EL SERVICIO AL CLIENTE

El autor en esta investigación define la relación que existe entre los clientes y la prestación de servicios, las compras en la institución, representan un servicio que se le presta a las demás dependencias. Este autor nos hace pensar que si a los manuales o sistemas de información se les agrega la importancia de lo que significa prestar un buen servicio a nuestros clientes (LAS DEPENDENCIAS), se lograría crear la conciencia de mantener estándares de optimización de procesos para con ello prestar el mejor servicio posible; Los autores Figuero y Bonifaz nos explican esta importancia de la siguiente manera.

A menudo cuando nos referimos a los clientes, todos pensamos en aquellos que vienen de la calle a comprar o consumir nuestros bienes y servicios, y por ende aquellos que nos dejan algún dividendo. Sin embargo no solo a ellos se les debe denominar clientes.


Existen en las diferentes organizaciones, personas que forman parte de ella y que requieren también de los servicios que a su vez ofrecen otros empleados o áreas. Este es el caso de un Departamento de Sistemas, que al igual que el de mantenimiento, compras y muchos otros, brindan servicios y soluciones a las demás áreas de la empresa, que requieren de ellos para su buen funcionamiento.

Muchas veces los departamentos denominados como de servicios, no son considerados tan importantes como los que generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes consumidores, los que venden, etcétera, sin embargo son tan importantes como aquellos, ya que sin los servicios que estos ofrecen, las compañías difícilmente serían lo que son.

La mayoría de las veces, la falta de atención hacia estos departamentos se debe al desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que existen, que tienen gastos, pero no se tiene un panorama amplio y real de lo que hacen y de sus alcances.


Alfredo López, Teoría General de los Sistemas.

El autor de este material se refiere al enfoque de los sistemas como una unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna, este análisis sugiere que consideremos una razón para que un sistema se mantenga en funcionamiento, esto es a través del control interno que se le lleve al proceso y queda definido por el autor de esta forma.

El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.

Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.


Universidad de Carabobo Dirección de Informática Documentación de Sistemas. Sistema de compras y almacenes- UCCOMP (1995)

En este manual la directiva de la Universidad planteo un proyecto integral de compras para así poder organizar mejor y más rápido los departamentos relacionados con las Compras y Suministros, en el manual se tiene como finalidad:

Simplificar y facilitar la administración de Compras y Suministros de la Universidad de Carabobo.

El manual contiene la descripción de los tramites usuales así como los casos de excepción y las formas y modelos que deberán usarse en cada caso dando como aporte a nuestro trabajo de investigación las bases fundamentales por lo cual es necesario sistematizar un proceso tan complejo como el de las compras y suministros UC.

(Gerencia de Compras, ING. José Ochoa Pág. 9 1997)

El siguiente material nos expone de una manera clara y sencilla como funciona o debería funcionar un departamento de compras de manera eficiente, y cual es su importancia en el éxito o fracaso de una organización, de la siguiente manera. Es indispensable que exista y se tenga claro su influencia en el éxito o fracaso de cualquier empresa.

El objetivo básico de un departamento de compras deberá estar enmarcado dentro de los siguientes términos:

  • Comprar a un buen precio según el mercado

  • Recibir el material en el tiempo requerido

  • Mejorar la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos fomentar la competencia entre suplidores. Etc.

A nuestro parecer lo antes expuesto representa como debe ser un departamento de compras ideal, el cual en el desarrollo de nuestro estudio podrá compararse con el proceso actual de departamento de compras de la institución que representa nuestra realidad de estudio.

Toda empresa u organización requiere en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras cosas las siguientes interrogantes: ¿quién?, ¿Como?, ¿Cuándo? ¿Con qué frecuencia?, O ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por distintas razones y llevan a las organizaciones a detallar minuciosamente todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.

Con frecuencia muchas empresas u organizaciones se ven en situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar.


(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág. 96 año 1999/2000.).

Esta debilidad es aun más critica cuando tal situación ocurre en los departamentos tales como contabilidad, inventario, compras etc.

Si por ejemplo, uno de los compradores se retira en medio de un proceso de licitación, el proceso tiende a retrasarse en un tiempo equivalente al que un suplente o nuevo comprador este lo suficiente mente familiarizado con el proceso normal que allí se realiza, haciendo más costoso e ineficiente el proceso, lo que quizás no sucedería si se hubiere documentado adecuadamente el proceso de compras para que así el nuevo miembro conjuntamente con su experiencia logre engranar efectivamente en dicho proceso, e inclusive lograr aportar nuevas ideas que enriquezcan el contenido de la documentación del sistema.

La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.

Básicamente las razones que fundamentan la documentación de un sistema pude resumirse en:

  • Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización

  • Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimiento, funciones y autoridad.

  • Servir de guía para la ejecución de las tares de los empleados.

  • Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

  • Normalizar el desarrollo de las tareas.

  • Servir de guía para el entrenamiento del personal de reciente ingreso.

Estas dos últimas revisten cierta importancia en consideración al objeto de estudio que aquí se aborda; los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración concerniente a organización. En la administración moderna el volumen y la frecuencia de dichas decisiones van en aumento.


Bibliografia Consultada

Arias, F. (1997). El Proyecto de la Investigación. Guía para su Elaboración. Caracas, Venezuela: Editorial Epitesme C.A.

Catácora, F. (1999). Sistema y Procedimientos Contables. Colombia. Editorial MC GRAW-HILL. Primera Edición.

Cepeda, G. (1999). Auditoria y Control Interno. Colombia. Editorial MC GRAW- HILL. Primera Edición.

Heenz Harold K. (1995) “Elementos de Administración”. 5ta. Edición. España: Editorial Mc. Graw Hill Interamericana.

Montoya, Alberto. "Conceptos Modernos de Administración de Compras", McGraw Hill, México 2004.

Rosemberg, J. M. (1988). “Diccionario de Administración y Finanzas”. 1ra. Edición. México: Editorial Océano / Centrum.

www.monografias.com

Autoras:

Suhayl Jaimes

Egle Peña





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